MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AZUL K S.A.

Azul K S.A. (“Azul K”) en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1.377 de Junio 27 de 2013, ha adoptado el siguiente Manual de Tratamiento de Datos Personales (el “Manual”) que contiene la políticas generales que implementará para la utilización de dichos Datos Personales, y se expide en atención a lo previsto en el Art. 13 del Decreto 1377 de 2013.

1. Definiciones.
Cuando en el presente Manual, se utilicen términos definidos, ellos tendrán el significado asignado en la legislación aplicable sobre la materia, contenida en la Ley 1581 de 2012, en su Decreto Reglamentario 1.377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, aclaren, complementen o sustituyan.

2. Principios generales y postulados.
El presente Manual está gobernado por los principios rectores previstos en Art. 4º de la Ley 1581 de 2012, los cuales se aplicarán a todas aquellas personas naturales que, de manera permanente u ocasional, suministren cualquier tipo de información o dato personal a Azul K. La actividad de Azul K, como Encargada del Tratamiento de Datos Personales se regirá por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en su Decreto Reglamentario 1.377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, aclaren, complementen o sustituyan.

3. Datos sensibles.
Azul K se abstendrá de dar Tratamiento alguno a Datos Sensibles, según estos se encuentran definidos en el Art. 5º de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Art. 3º del Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013, salvo cuando se trate de alguno de los eventos previstos en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

4. Autorización del titular.
De conformidad con lo indicado en el Art. 9 de la Ley 1581 de 2012, todo Tratamiento de los Datos Personales requiere de la autorización previa e informada del Titular, expresada por este a través de los mecanismos que para tal efecto pondrá Azul K disposición del Titular. De lo anterior se exceptúan los casos previstos en el Art. 10º de la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que lo modifiquen, complementen y aclaren. Por consiguiente, Azul K recolectará, almacenará y utilizará cualquier Dato Personal previo consentimiento libre, expreso e informado del Titular de los mismos. En cumplimiento a lo dispuesto por el Art. 4 del Decreto 1377 de 2013, Azul K recolectará exclusivamente aquellos Datos Personales que resulten necesarios para atender los Tratamientos que resulten de ellos, tales como pero no limitados a, aquellos Tratamientos que reflejen las políticas comerciales, laborales, ingreso a sus instalaciones entre otras, y que serán informados al Titular al momento de obtener dicha autorización por los mecanismos indicados en el Art. 5º del Decreto 1377 de 2013. La autorización previa del Titular podrá ser obtenida por Azul K, a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita conocer y obtener el consentimiento del Titular, o cuando de infiera de una conducta inequívoca del Titular de la cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido aquella los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en las bases de datos de Azul K. La autorización será generada por Azul K y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Como Anexo No. 1 se incluyen algunos modelos de autorización para la recolección y tratamiento de Datos Personales como parte del presente Manual, los cuales podrán ser modificados o complementados según sea requerido para atender las actividades propias de Azul K. Dichos formatos se utilizarán para el Tratamiento de los Datos Personales según sea apropiado para las actividades ordinarias desarrolladas por Azul K.

5. Prueba de la autorización.
Azul K utilizará los mecanismos técnicos o tecnológicos con que cuenta actualmente, y podrá implementar los que en el futuro considere apropiados, ya sea de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, que permitan determinar cuándo y cómo obtuvo Autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

6. Casos en que no se requiere la Autorización previa del Titular.
Azul K no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. Deberes de Azul K
Como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cuando Azul K actúe como tal cumplirá con los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular. c) Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se entenderá cumplida esta obligación cuando se suministre la información previamente suministrada por el Titular, quien al entregarla a Azul K se hace responsable de la veracidad y certeza de la información entregada. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada, siempre y cuando ello sea advertido por el Titular y las modificaciones solicitadas por éste. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al Encargado del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Cumplir con las instrucciones y requerimientos que le imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Confidencialidad.
Azul K, se reserva en los eventos contemplados en la ley, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes.

9. Aviso de Privacidad. Alcance y Contenido.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, conocido o por conocer, que será puesto a disposición del Titular para darle información y poner en su conocimiento, la existencia de las políticas de Tratamiento de la Información fijadas por Azul K que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los derechos que le asistente al Titular. d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de la Información, y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la Política de Tratamiento de Información. Como Anexo No 2 se incluye un modelo de Aviso de Privacidad con los requisitos señalados en el Art. 15 del Decreto 1377 de 2013.

10. Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información.
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de Datos Personales, el Titular tiene los siguientes derechos de conformidad con lo señalado en el Art. 8º de la Ley 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Azul K en su condición de Responsable del Tratamiento, ya sea respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento no hay sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Azul K, en su condición de Responsable del Tratamiento. c) Ser informado por parte de Azul K, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. d) Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio y presentar quejas por eventuales violaciones a las normas que regulan la protección de Datos Personales. e) Revocar la autorización impartida y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. Garantías del Derecho de Acceso.
Para los propósitos indicados en el Art. 21 del Decreto 1377 de 2013, Azul K garantizará a los Titulares el derecho de acceso a los Datos Personales a fin de que puedan ejercer sus derechos. Los Titulares, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de Azul K. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales el Titular deberá dirigir una petición mediante escrito entregado a la dirección electrónica del Departamento de Servicio al Cliente de Azul K identificada como servicio.cliente@azulk.com, departamento que atenderá la consulta en el plazo de diez (10) días hábiles siguientes. Cualquier solicitud de aclaración, corrección, complementación o modificación, deberá elevarse a la misma dirección dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la respuesta. Vencido este se entenderá que el Titular consiente y aprueba la totalidad de la información relacionada con los Datos Personales. Igualmente podrán conocer las políticas de Tratamiento de Datos personales ingresando a http://www.azulk.com donde podrán consultar las condiciones de este Manual y sus variaciones.

12. Reclamos.
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 17 del presente Manual. El reclamo deberá presentar el Titular, en los términos señalados en el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

13. Rectificación y actualización de datos.
Azul K rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas.

14. Supresión de datos.
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Azul K, la supresión (eliminación) de sus Datos Personales, previa solicitud formulada en los términos fijados arriba, cuando los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. No procederá la supresión de datos cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

15. Revocatoria de la Autorización.
Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

16. Suministro de Información a Terceros.
Azul K queda plenamente autorizada para suministrar información de los Titulares, contenida en sus bases de datos a (i) los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; (ii) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y (iii) a terceros autorizados por el Titular o por la Ley. Azul K, podrá suministrar la información contenida en sus bases de datos a cualesquier tipo de autoridad judicial o administrativa, incluyendo autoridades tributarias, de investigación civil, penal, disciplinaria o administrativa, ya sea del orden nacional departamental o así como a sus asesores legales y contables, a sus accionistas, y a cualquier tipo de personal directivo o administrativo de Azul K, dentro del giro ordinario y usual de las actividades comerciales de Azul K.

17. Encargado del Tratamiento.
Azul K designa a las siguientes personas como Encargadas del Tratamiento. Departamento de Servicio al Cliente servicio.cliente@azulk.com

18. Vigencia.
El presente Manual rige a partir del 1º de Septiembre de 2013.

ANEXO 1 DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES INFORMACIÓN COMERCIAL PROVEEDORES Y CLIENTES

En los términos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Azul K es una entidad que almacena, y recolecta datos personales por lo que requiere obtener su autorización libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, que le permita a Azul K y a todas las dependencias comerciales y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de Azul K, principalmente para llevar a cabo el suministro de los productos y servicios distribuidos y prestados por Azul K; para sus registros contables y tributarios; para atender con los reportes a las autoridades de control y vigilancia; para servir de mecanismo de control de acceso a las instalaciones de Azul K; para lograr una eficiente comunicación comercial relacionada con los productos elaborados y/o distribuidos, actualmente o los que en el futuro lo lleguen a ser, por Azul K; para servir de soporte de las relaciones contractuales con proveedores, trabajadores, directivos, clientes, y contratistas de Azul K, tanto en su selección, vinculación, administración y seguimiento de sus relaciones; para fines administrativos, comerciales, publicitarios y en general para conservar un adecuado canal de comunicación y contacto con proveedores, clientes, trabajadores, empleados, visitantes, titulares de los Datos Personales. En razón a lo anterior manifiesto a Azul K que “Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca para que mis datos personales que he suministrado de manera libre y voluntariamente para propósitos comerciales a Azul K, sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorización”. Teniendo en cuenta lo antes expuesto, en los términos dispuestos por el Artículo 10º del Decreto 1377 de 2013 Azul K queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto servicio.cliente@azulk.com

DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES DE VISITANTES PARA EFECTOS DE CONTROL DE ACCESO A LAS INSTALACIONES DE AZUL K

En los términos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Azul K es una entidad que almacena, y recolecta datos personales por lo que requiere obtener su autorización libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, que le permita a Azul K y a todas las dependencias comerciales y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de Azul K, principalmente para llevar a cabo el suministro de los productos y servicios distribuidos y prestados por Azul K; para sus registros contables y tributarios; para atender con los reportes a las autoridades de control y vigilancia; para servir de mecanismo de control de acceso a las instalaciones de Azul K; para lograr una eficiente comunicación comercial relacionada con los productos elaborados y/o distribuidos, actualmente o los que en el futuro lo lleguen a ser, por Azul K; para servir de soporte de las relaciones contractuales con proveedores, trabajadores, directivos, clientes, y contratistas de Azul K, tanto en su selección, vinculación, administración y seguimiento de sus relaciones; para fines administrativos, comerciales, publicitarios y en general para conservar un adecuado canal de comunicación y contacto con proveedores, clientes, trabajadores, empleados, visitantes, titulares de los Datos Personales. En razón a lo anterior manifiesto a Azul K que “Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca para que mis datos personales que he suministrado de manera libre y voluntariamente para efectos de acceso y movilización dentro de las las instalaciones de Azul K, sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorización”. Teniendo en cuenta lo antes expuesto, en los términos dispuestos por el Artículo 10º del Decreto 1377 de 2013 Azul K queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto servicio.cliente@azulk.com Por medio de este documento, el suscrito en mi condición de Titular de los Datos personales, asevero y garantizo a Azul K que he confrontado los datos suministrados y que todos ellos son ciertos, veraces, completos, exactos, actualizados y fidedignos de manera tal que me hago responsable por la certeza y veracidad de los mismos. En el evento en que exista modificación alguna, me comprometo a informarlo a Azul K, de manera tal que hasta tanto no haya sido suministrada dicha información por el suscrito, se tendrán como ciertos, veraces, completos, exactos, actualizados y fidedignos los Datos Personales que he suministrado sin que exista responsabilidad alguna a cargo de Azul K por el uso de los mismos en los términos previstos en la presente Autorización. Si usted no desea que sus datos personales sean utilizados por Azul K, podrá revocar de manera parcial o total la presente autorización. En el evento en que usted tenga algún reclamo u observación, usted podrá contactar a Azul K a través de una comunicación dirigida al Departamento de Servicio al Cliente, responsable de protección de datos de Azul K a la dirección de correo electrónico servicio.cliente@azulk.com

DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES PARA EFECTOS DE VINCULACIÓN LABORAL A AZUL K

En los términos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Azul K es una entidad que almacena, y recolecta datos personales por lo que requiere obtener su autorización libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, que le permita a Azul K y a todas las dependencias comerciales y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de Azul K, principalmente para llevar a cabo el suministro de los productos y servicios distribuidos y prestados por Azul K; para sus registros contables y tributarios; para atender con los reportes a las autoridades de control y vigilancia; para servir de mecanismo de control de acceso a las instalaciones de Azul K; para lograr una eficiente comunicación comercial relacionada con los productos elaborados y/o distribuidos, actualmente o los que en el futuro lo lleguen a ser, por Azul K; para servir de soporte de las relaciones contractuales con proveedores, trabajadores, directivos, clientes, y contratistas de Azul K, tanto en su selección, vinculación, administración y seguimiento de sus relaciones; para fines administrativos, comerciales, publicitarios y en general para conservar un adecuado canal de comunicación y contacto con proveedores, clientes, trabajadores, empleados, visitantes, titulares de los Datos Personales. En razón a lo anterior manifiesto a Azul K que “Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca para que mis datos personales que he suministrado de manera libre y voluntariamente para efectos de vinculación y/o permanencia laboral a Azul K, sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorización”. Teniendo en cuenta lo antes expuesto, en los términos dispuestos por el Artículo 10º del Decreto 1377 de 2013 Azul K queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto servicio.cliente@azulk.com. Por medio de este documento, el suscrito en mi condición de Titular de los Datos personales, asevero y garantizo a Azul K que he confrontado los datos suministrados y que todos ellos son ciertos, veraces, completos, exactos, actualizados y fidedignos de manera tal que me hago responsable por la certeza y veracidad de los mismos. En el evento en que exista modificación alguna, me comprometo a informarlo a Azul K, de manera tal que hasta tanto no haya sido suministrada dicha información por el suscrito, se tendrán como ciertos, veraces, completos, exactos, actualizados y fidedignos los Datos Personales que he suministrado sin que exista responsabilidad alguna a cargo de Azul K por el uso de los mismos en los términos previstos en la presente Autorización. Si usted no desea que sus datos personales sean utilizados por Azul K, podrá revocar de manera parcial o total la presente autorización. En el evento en que usted tenga algún reclamo u observación, usted podrá contactar a Azul K a través de una comunicación dirigida al Departamento de Servicio al Cliente, responsable de protección de datos de Azul K a la dirección de correo electrónico servicio.cliente@azulk.com

ANEXO 2
MODELO AVISO DE PRIVACIDAD

Azul K S.A. sociedad comercial domiciliada en la ciudad de Bogotá, actúa y es Responsable del Tratamiento de los datos personales en los términos de que trata la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario No. 1377 de 2013. Para efectos de lo previsto en los Artículos 14 y 15 del Decreto 1377 de 2012, Azul K se permite entregar el presente Aviso de Privacidad:

1) Azul K S.A., ha designado como Responsable del Tratamiento al Departamento de Servicio al cliente quien puede ser contactado en servicio.cliente@azulk.com

2) Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados por Azul K de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para el desarrollo de las funciones propias de Azul K, principalmente para llevar a cabo el suministro de los productos y servicios distribuidos y prestados por Azul K; para sus registros contables y tributarios; para atender con los reportes a autoridades de control y vigilancia; servir de mecanismo de control de acceso a las instalaciones de Azul K; para lograr una eficiente comunicación comercial relacionada con los productos elaborados y/o distribuidos, actualmente o los que en el futuro lo lleguen a ser, por Azul K; servir de soporte de las relaciones contractuales con proveedores, trabajadores, directivos, clientes, proveedores y contratistas de Azul K, tanto en su selección, vinculación, administración y seguimiento de sus relaciones; para fines administrativos, comerciales, publicitarios y en general para conservar un adecuado canal de comunicación y contacto con proveedores, clientes, trabajadores, empelados, visitantes, titulares de los Datos Personales.

3) En los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los Titulares de los Datos Personales, tienen entre otros los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Azul K para efectos de dar Tratamiento a los Datos Personales, salvo que se trate de alguno de los casos exceptuados en el Art. 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los Datos Personales. d) Revocar la autorización impartida y solicitar la corrección y ajuste a los Datos Personales. e) Los demás previstos en la Ley.

 

 

 

 

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